Bezpečnost společnosti z pohledu Facility Managementu

Obor facility management a jeho náplň jsme si podrobněji připomněli v minulých číslech toho časopisu. Proto pouze v kostce: Facility management je relativně novým oborem, který si vzal za cíl komplexní zajištění a optimalizaci fungování podpůrných činností ve společnostech (zázemí společností).

 

Facility management tvoří soubor jednotlivých služeb, které se navzájem podporují a sdílejí tak, aby výsledek jejich činnosti byl přínosem pro každého jednotlivého zaměstnance společnosti. V zorném poli facility managementu není činnost sama (ta je předmětem vlastního řízení FM), ale je v něm zajištění potřeb jednotlivých zaměstnanců. Na druhou stranu však facility management musí koordinovat své řízení tak, aby svému klientovi (tím jsou řídící složky podniku, pro který je facility management vykonáván) přinesl vyšší efektivitu v rámci jeho hlavního podnikání. Dovedeme-li proto tuto úvahu do konce, facility management optimalizuje prostředí jednotlivých zaměstnanců či celých skupin pracovníků tak, aby tito mohli lépe a efektivněji vykonávat svoji základní práci (core business).

 

Jednou z nejzákladnějších potřeb každého jedince je pocit bezpečí. Má-li zaměstnanec (včetně jeho zaměstnavatele) strach o svou osobu, zdraví, majetek čí prozrazení svého know-how, jeho výkon je tím samozřejmě poznamenán, v nejkrajnějším případě si tento zaměstnanec začne hledat zaměstnání jinde.

 

Je proto jednou z prioritních náplní facility managementu oblast bezpečnosti. O bezpečnosti se poslední dobou hodně hovoří zejména ve spojení s terorizmem. Je pravda, že tento fenomén současnosti vrátil bezpečnost do zorného pole pozornosti každého z nás, současně však „zastírá“ komplexní pohled na celkovou bezpečnost. Z pohledu facility managementu se jedná o natolik zajímavou oblast, že jí byla věnována světová konference asociace facility managerů IFMA loni v květnu v Praze (WWE 2003) a bude ji věnována i celodenní konference české pobočky IFMA CZ, která se bude konat dne 19. 10. v hotelu Olympic v Praze (akce „Týden Facility Managementu v Praze“ – více na www.ifma.cz).

 

Z pohledu zázemí společnosti (facility managementu) můžeme bezpečnost specifikovat do oblastí:

 

• Fyzické (osobní) bezpečnosti jednotlivce
• Rizika zranění, zdravotní indispozice či jiných zdravotních potíží (např.psychických)
• Majetkové újmy (zničení, ztráty, zcizení, znehodnocení atd.)
• Zajištění bezpečnosti dat a informací proti zcizení, zničení či zneužití

 

Vlastní ohrožení pro kteroukoliv tuto oblast může přijít z několika směrů:

 Z vnějšího prostředí (vně společnosti)

• Od osob (jedinců či skupiny - organizované či nahodilé)
• Od klienta
• Od partnera či dodavatele
• Od neznámého subjektu (vč. teroristy) 
• Od okolního prostředí
• Bez vlivu osob (klima, přírodní úkazy atd.)
• Nepřímo vyvolané činností lidí (např. havárie)

 

 Zevnitř společnosti

• Od vlastních zaměstnanců
• Nevědomě
• Vědomě
• Vlastní výrobní či podpůrnou činností
• Ohrožení vlastních zaměstnanců
• Ohrožení jiných osob
• Ohrožení majetku, dat či know-how
• Ohrožení životního prostředí

 

Z uvedeného přehledu je patrno, že se jedná o velice širokou paletu činností, které vyžadují vysoký stupeň znalostí, zodpovědnosti a zejména předvídavosti. Zejména poslední atribut (předvídavost) vystupuje čím dále více do popředí.

 

Původní představy o bezpečnosti se rozvojem nových technologií (zejména informačních) dynamicky mění a rozšiřují. Celý obor zabezpečení se proto mění z provozně orientovaného řízení na procesně orientovaný management. Ve společnostech se zavádějí (většinou souběžně) dva významné systémy řízení bezpečnosti. Jedná se o „Krizový management“ (Crisis management) a systémy ISO (zejména OHSAS 18000 a ISO 14000). Co je těmto systémům společné? Jedná se o systémy, které jednoznačně definují program, jehož cílem je postupné snižování hlavních bezpečnostních rizik. Systém ISO 14000 se soustředí na rizika spojená s životním prostředím, OHSAS 18000 stanovuje pravidla pro snižování bezpečnostních rizik. Krizový management se soustředí na vytipování a procesní ošetření hlavních rizik core businessu společnosti.
 

Stavba všech těchto systémů sleduje následující scénář:

1. nalezení nejvyšších rizik – jednotlivá rizika jsou ohodnocena z pohledu výše nebezpečnosti a četnosti jejich výskytu (často riziko s nižší nebezpečností, ale s vysokou četností výskytu je pro chod společnosti nebezpečnější než řídce se vyskytující prvek s vysokou nebezpečností). Na závěr této etapy se rizika setřídí podle jejich výše od nejvyšší hodnoty dolu

2. pro každé jednotlivé riziko se navrhne postup jeho snížení nebo odstranění. Pro tento proces se definuje cíl (čeho je třeba dosáhnout). Je však třeba stanovit objektivně měřitelný cíl, ne pouze proklamativně stanovenou formulaci, kterou nebude možno objektivně porovnat s výchozím stavem

3. na dosažení tohoto cíle se sestaví projekt (program), který jednoznačně definuje výchozí stav, zdroje, harmonogram (etapy), způsoby měření a hodnocení a samozřejmě cílový stav

4. obdobně jako v jiných projektech se stanoví řídící struktury a odpovědnosti

5. důležitým prvkem je školení a seznámení ostatních s cíli, programy a ostatními prvky procesů

6. je třeba definovat formy komunikace a to nejen od vedení směrem k podřízeným, ale zejména zpětné vazby „odspodu“ k vedení

7. jednoznačně musí být popsána struktura dokumentů, kde a jak je nalézt

8. obdobně je třeba přesně popsat vlastní provoz (realizaci)

9. stanoví se kdy a jak bude proces vyhodnocován a jakých by měl dosahovat hodnot (monitorování a měření)

10. důležitým prvkem je přesný popis postupu při případných haváriích a pokud k nim dojde, tak i jejich zaznamenání a zejména vyhodnocení a nápravná opatření

11. posledním prvkem každého systému jsou pravidelné audity, kdy auditoři prověřují jednotlivé prvky procesů a vyhodnocují jejich naplňování.

 

Je třeba zdůraznit, že tyto programy slouží k nastavení systému postupného zvyšování bezpečnosti. Nejedná se proto o „plnění“ regulí či skokovou nápravu špatného stavu, ale jedná se o nastavení procesu a jeho přirozené zavedení do denního chodu společnosti. Tyto systémy vytvářejí prostředí kde se problémům předchází, oproti běžnému stavu, kdy se problémy „hasí“.

Dalším důležitým požadavkem je nutnost zapojení každého jednotlivce. Pokud tento systém zavádí jeden pověřený specialista a ostatní pouze nezúčastněně pozorují jeho počínání, jedná se o formální certifikaci, která společnosti pomůže pouze „marketingově“. Tyto normy však skutečně mohou pomoci, pokud se jimi budou řídit všichni zaměstnanci (každý svou hřivnou, která je mu přidělena). Pouze v tomto případě bude chod společnosti výrazně bezpečnější nejen pro vlastní zaměstnance, ale i pro klienty a životní prostředí.

 

Ing. Ondřej Štrup